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管理工作中常见的5种浪费

2013年10月23日 创业学苑 来源:游金地 编辑:游金地

管理工作中常见的5种浪费

  为了能使经营管理革新活动深入有效地开展下去,我们首次提出管理工作中的七种浪费这个概念,来引导大家共同参与这项工作。

  一:等待的浪费

  管理工作中的等待浪费主要有以下几种情况:

  等待上级的指示。上级不安排工作就坐等,上级不指示就不执行,上级不询问就不汇报,上级不检查就拖着办。算盘珠子不拨不动,缺乏主动精神。你多干事多吃亏,出了问题怎么办?听从指示没有错,再大责任可分担。很多工作的完成,是在几次检查、催办下完成的,造成极大的浪费。

  等待外部的回复。我已与你联系过了,静待回音,什么时候回复不是我能决定的,延误工作的责任应该由对方负责,我只能等。等待其它部门或其他人的联系。你不找我去协助,我就可以躲避,总有原因可以找,就说情况不清楚。对其它相关工作不关心,没兴趣,多一事不如少一事,等就等吧,没啥了不起。

  等待下级的汇报。任务虽已布置,但是没有检查,没有监督。不主动去深入实际调查研究,掌握第一手资料,只是被动地听下级的汇报,没有核实,然后作决定或向上级汇报,瞒天过海没有可信度,出了问题,责任往下级身上一推。

  等待生产现场的联系。较严重的等待是生产现场对于技术、品质、资材等部门服务、指导、指示、供应的等待,三现主义的缺乏是等待中的最致命原因之一,严重影响生产现场工作的及时解决。

  上述情况,在工作中是大量存在的,这种缺乏工作责任心、主动性和工作积极性,满足现状、消极怠工的情况引发的浪费所造成的危害更大,危害企业的正常运行。

  二:协调不利的浪费

  管理中相互配合、协调不利,造成工作停滞浪费主要有下述几种情况:

  工作进程的协调不利。某项工作在两个部门间协调不利、交接不清,工作进度受到影响,相互之间都不主动联系。某些工作应哪个部门负责没有明确界定,处于部门间的断层,工作缺乏协作精神和交流意识,都在观望停滞,认为应该别的部门负责,结果工作没人管了,原来的小问题被拖成了大问题。

  领导指示的贯彻协调不利。对公司领导的工作指示和部长会议及相关会议布置的工作没有传达、内部没有有效的协调组织落实,致使公司的要求在本部门停滞,没有得到有效地贯彻,形成工作盲区。

  信息传递的协调不利。信息在相关部门、相关人员手中停滞,使应该得到这些信息的相关部门掌握不到,难以有效地开展工作,不能准确及时决策,造成较大的浪费。信息不能汇总、分类,停滞在分散之中;信息没有对其充分的分析、核实和利用,发挥效应,停滞在原始状态之中;信息不准确,造成生产盲目、资材供应混乱、计划的频繁调整、没有效益的加班、库存的增加。

  ERP业务流程的协调不利。部门间协调不利,相互制约、不沟通、各自为政、部门利益第一,形成独立的部门割裂,促成协调的障碍,没有或不能及时维护系统,使业务流程不能顺利流转,造成后续流程的停滞,原有职责的不适应性不是横向流转而是折向运行,造成流程的缺项停滞。

  协调不利是管理工作中最大的浪费之一,它使组织不能形成凝聚力,缺乏团队意识、协调精神,导致工作效率的低下。

  三:闲置的浪费

  我们把管理工作中的库存浪费称之为闲置.机构重叠,职能重叠,形成人浮于事,使生产要素不能有效的利用,发挥最大的作用,造成闲置的浪费。

  固定资产的闲置。过于乐观地估计了市场形势和低估了生产潜力,热衷于扩大规模,非常容易导致固定资产的闲置,从而出现厂房、生产设备等开工不足的浪费,导致成本升高,利润降低,竞争力下降。

  职能的闲置或重叠。公司在进行组织设计时为某些部门设置了一些职能,但在实际工作中,该职能却没有发挥作用,造成了部门职能的闲置,而且对公司的相关工作造成影响。两个部门承担类似的工作,好像是谁都负责,其实是谁也不负责。错时互相推诿,易导致工作中互相制肘。本来两个部门间的事,人为再找一个部门来协调共担责任,工作复杂化。

  工作程序复杂化形成的闲置。在某些情况下,对于某些不十分重要的任务,上级其实只承担签字的职能,但如果无上级的签字或认可,则业务就无法进行,会出现等待和停滞等浪费。原来比较简单的事,一些部门非要写个报告,填个报表,由于报表内容太多,即使保存后再想使用也找不到,那么就再提供一份吧。一个有效的管理者在某种程度上是一个规范化的高手,把复杂工作标准化,规范化、简单化,从而使普通人可以承担原来完成不了的工作,起到较大的作用。

  人员的闲置。人多好办事,都强调本部门工作的重要性,增加人员,三个人干两个的人工作,为了避免上级人浮于事的批评,以重叠的交替安排工作造成工作量不满,劳动纪律涣散。

  信息的闲置。在当今竞争日益激烈的情况下,公司内外充斥着大量的信息,从中汲取有用的信息,并且经过汇总、分析等处理,进行放大输出,但在信息闲置方面的浪费是极其惊人的,需要从根本上进行变革,从信息的有目的搜集开始,经汇总、分析、存档、再输出的全过程中,找出不准确、不及时等浪费,并进行根除。

  扁平化管理、业务流程再造、ERP的事实,是工作流程化、规范化、职责化的有效措施,可以从流程中职责到位杜绝闲置的浪费。

  四:无序的浪费

  无以规矩,不能成方圆,这句古语说明了秩序的重要性。

  缺乏明确的规章、制度、流程,工作中容易产生混乱,这是人所周知的。但是如果有令不行、有章不循,按个人的意愿行事造成的无序浪费,更是非常糟糕的事。

  职责不清造成的无序。由于制度、管理等方面的原因,造成某项工作好像两个部门都管,却纠缠不休,整天扯皮,使原来的有序反而变成无序,造成极大得浪费。某个部门某个人,当看到某项工作比较紧急,如果不做就会影响到公司利益时,挺身而出,进行了补位。这时就出现了一种怪现象:那么,今后这项工作就由你们来做吧,责任部门反而放任不管了,这也是一种无序。

  业务能力低下造成的无序。素质低下、能力不能满足工作需要都造成工作的无序。应该承担某项工作的部门和人员,以不会干等为理由,堂而皇之地拒绝承担该项工作,更是一种无序的浪费。当出现部门和人员变更时,工作交接不力、协作不到位,原来形成的工作流程经常被推翻,人为增加从无序恢复到有序的时间。

  有章不循造成的无序。随心所欲,把公司的规章制度当成他人的守则,没有自律、不以身作则,威信下降,不按制度进行管理考核造成无章无序的管理,影响员工的积极性和创造性,相互攀比,影响部门的整体工作效率和质量。

  业务流程的无序。直线职能制的纵向部门设置对横向部门的业务流程严重割裂,各部门大多考虑某项工作在本部门能否得到认真贯彻,而很少考虑如何协助相关部门顺利实施。通常考虑以本部门为中心,而较少以工作为中心,不是部门支持流程,而是要求流程围绕部门转,从而导致流程的混乱,工作无法顺利完成,需要反复协调,加大管理成本。

  在这种的无序状态中,如何通过有效的方法,使无序变为相对有序,从而整合资源,发挥出最大的效率,这是中高层管理者应该注意和重点考虑的问题之一。

  五:失职的浪费

  失职的浪费是管理中的最大浪费,责任心不强的表现形式之一是应付。顾名思义,应付就是工作虽然干了,但是不主动、不认真,敷衍搪塞了事,不是追求最好的结果,从而缺乏实际效果,这种浪费在工作中是经常见到的。

  在体系管理中,许多应该日常进行的工作基本上没有认真去做,不重视日常规范管理,缺乏基础工作,审核前突击进行表面工作,来应付审核,则实际效果就可想而知了。

  在公司布置的工作,没有按计划要求去完成,做一些表面文章,去应付公司的检查。如果再加上承担检查工作的人员也进行应付,或者碍于情面不予指出,就会形成空对空。

  在涉及系统性和流程性工作时,某些环节特别是前段如果不认真,则将对后续工作产生较大的影响,例如交货期确认不准确、不及时,就会导致生产制造系统出现多种浪费。

  在工作中没有计划,没有自查,做事只做前面,随着时间的推移,后面的就忘做了甚至不做了。工作缺乏主动,让做什么事,只是应付了事,而不是自己严格要求要做得更好。应做的事,不会做,说一声不会做就不用再做了,不会也不学,不认为站在这个岗位上不会做应当做的事是一种耻辱,更有甚者,告诉如何去做都不做。这些失职都对工作产生极大的危害。昨天的事今天没有结果,明天做什么也不知道。

  失职的浪费主要是责任心不强、素质低下和工作质量差等失误造成的,但管理考核及职责的不明确使其没有受到制约和监督。
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